想請AI整理會議或改寫一段服務介紹時，最先要決定的，未必是提示怎樣寫，而是這項工作需要甚麼資料。完整原件方便，卻也可能把與任務無關的個人或內部資訊一併帶進工具。

本篇提供機構討論用的工作步驟，不能替代個別資料用途、合約或法律判斷。所有例子均為虛構；涉及真實服務個案，先依機構政策及負責人的決定處理。

先說清楚任務，再挑選必要材料。

如果只是練習活動介紹的語氣，可以先用已批准的公開資料或自製虛構例子。若只想設計會議紀錄欄目，就不需要先放入完整會議紀錄。把任務縮小，常常也能把不必要資料留在工具外。

例如，你想為虛構交流小組寫一段簡介，可以提供活動目的、對象和已確認安排；不需要參加者名單、私人電話、個案歷程或同工內部評語。工具問你要更多背景，不代表你有權提供。

先列出這次需要的三項資訊，再為每項標明來源與批准用途。若未能說清楚為何需要某項資料，就先不要提供。

不要把刪去姓名，當成完整處理。

一段沒有姓名的文字，仍可能包含罕見經歷、具體日期、地區、家庭關係或照片；幾項資訊放在一起，可能讓人聯想到特定的人。因此，單純改名不是這裡採用的放行標準。

要練習摘要或改稿，可以另外建立虛構材料，改變整個情境，並清楚標記教學用途；不要只是為真實個案換一個名字。需要真實資料才能完成的工作，則先交由機構負責人確認可用工具、用途與保護安排。

香港私隱專員公署的AI資料保障資源列有2025年員工使用生成式AI的指引清單，以及2026年的agentic AI指引。這些是機構制定政策的核對入口，不代表任何AI產品已獲公署批准。

核對工具與機構安排，不只看一個設定。

使用前，至少找清楚機構批准的是哪個工具或方案、哪些工作可以做、哪些資料可以用，以及有疑問時由誰決定。工具條款與設定會變，不能把另一個帳戶或方案的說明直接搬過來。

機構評估時需要考慮資料如何保存、可由誰接觸、服務商安排，以及刪除和事故處理方式。本篇不判定某個方案合規，也不把「不作訓練」這一句當成整個資料處理流程的答案。

若AI可以連接電郵、文件或其他應用，還要確認它獲准讀哪些內容、能否作外部動作，以及哪些步驟需要人確認。寫初稿與自行寄出訊息是不同的授權，不應由同工或工具自行合併。

把「不確定」變成可以處理的一步。

材料有私密或敏感內容、用途未獲確認，或工具安排不清楚，就先停在這一步，改用虛構例子、減少材料，或交回負責人判斷。不要靠「只試一次」繞過機構安排。

團隊可以先寫一張簡單工作卡：批准工具；適用任務；不應輸入的資料；覆核負責人；疑問與事故回報方式。這張卡是討論起點，內容須由機構確認，並按工具和工作改變更新。

讓同工知道下一步可以問誰，比要求每個人自行猜測界線更容易執行。學習AI，也包括知道甚麼時候需要保留原件、換材料，或請人一起作判斷。