「今次有很多人看。」這句話令人鼓舞，但如果團隊原本想招募參加者，下一條問題仍是：有沒有人完成報名？如果想吸引機構合作，就要再看收到的是甚麼查詢。閱讀數字、人的行動和服務成果，值得分開說清楚。

以下數字全部是虛構的教學例子，沒有取自Society Creators、客戶或任何真實活動。

先寫出這次想判斷的事情。

假設一個交流小組想讓合適的照顧者了解安排。團隊可以分別記下：有多少人看過訊息、有多少人閱讀完整介紹、有多少有效查詢，以及最終確認參與的人數。它們回答不同的問題，不能互相替代。

即使最後人數不多，也可能是場地容量、時段或服務條件所致。反過來，報名人數不少，亦不代表每個人都由社交貼文帶來。先把判斷範圍說清楚，才能避免把所有變化都歸功於一次宣傳。

排出一條路，但不要假設每個人都走同一路。

可以把「看到訊息→閱讀介紹→查詢→確認參加」當成討論路徑。有人可能直接致電中心，有人由同工介紹，也有人看了幾次才行動。因此，這是整理工作的方法，不是已證實的使用者旅程。

例如，虛構紀錄顯示網頁有100次造訪、收到8個查詢、6位確認參加。若100是造訪次數而非100個不同的人，就不能直接說「每100人有6人報名」。期間、單位及重複計算要先一致。

平台所報的觸及、瀏覽和點擊可能有不同定義；網站事件亦要經設定及驗證。Google Analytics把對業務目標重要的行動稱為key events，但把事件標記為重要，不會自動證明查詢已送達或報名已被接納。參考Google官方說明。

保留最小而有用的紀錄。

每次整理數據，先寫清楚日期範圍、來源、指標名稱、計算單位，以及紀錄所代表的狀態。例如「網站收到查詢」和「負責同工確認可安排培訓」是兩個不同狀態。

前線同工可補充常見問題，但不用把完整查詢內容或個人資料複製到宣傳報表。若需要問對方從哪裡知道活動，先按機構的資料收集安排處理，也容許對方記不清楚；不要把猜測補成來源數字。

資訊未齊時，報告可以寫「未能確認」。例如網站有點擊，尚未核對中心收到的查詢，就先報點擊；不要寫成已獲得相同數量的參加者。

從差距找下一個可以改善的小步驟。

很多人點入，但重複問同一條資格問題，可以先把答案寫清楚。查詢不少，但時間不合適，可以交回服務團隊討論。回覆太慢，也可能是營運流程需要調整，而非海報不夠漂亮。

每次只選一個有根據的改善點，再在下一輪比較同口徑的紀錄。小量數據、不同季節或不同受眾，未必足以支持很大的結論；沒有對照的前後變化，也不能直接當成因果證明。

宣傳紀錄可以幫助團隊作決定；服務是否對參與者帶來改變，則要用合適的服務評估回答。把兩者分清楚，反而能更準確地說出做了甚麼，以及還不知道甚麼。